Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 2026-09-25
Dit privacybeleid beschrijft hoe Triptomatic BV ('wij', 'ons' of 'onze') je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt wanneer je onze websites bezoekt of wanneer jouw organisatie de Triptomatic- en Booqit-platformen en de mobiele app gebruikt.
Wie we zijn
Triptomatic BV, Ganzenkoor 8, 2570 Duffel, België, ondernemingsnummer BE 0739.577.785, beheert de websites triptomatic.com en booqit.be en de Triptomatic- en Booqit-platformen.
Booqit is een product van Triptomatic BV.
Voor vragen over dit privacybeleid of over je gegevens kun je terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via dpo@triptomatic.com.
Onze websites: wat we verzamelen, waarom, op welke rechtsgrond en hoelang
Op onze websites is Triptomatic BV de verwerkingsverantwoordelijke. We verzamelen informatie die je rechtstreeks aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt via onze website of een demo aanvraagt. We gebruiken deze informatie om op je vragen te reageren, je informatie over onze diensten te verstrekken en onze website en diensten te verbeteren. De onderstaande tabel toont wat we verzamelen, waarom, op welke rechtsgrond en hoelang.
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Beantwoorden van vragen en demo-aanvragen | Contactgegevens en inhoud van het bericht | Stappen voorafgaand aan een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden | 2 jaar na het laatste contact |
| B2B-prospectie: individuele benadering van relevante professionele contacten bij organisaties die onze diensten mogelijk nodig hebben | Zakelijke contactgegevens (naam, functie, organisatie, professioneel e-mailadres) | Gerechtvaardigd belang om onze diensten bekend te maken bij relevante professionele contacten; je kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken | 2 jaar na het laatste contact, of onmiddellijk na bezwaar |
| Klantrelatie, support en facturatie | Naam, zakelijke contactgegevens, supportcommunicatie, facturatiegegevens van klantcontacten | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen (boekhouding) | Duur van de relatie plus 5 jaar; boekhoudkundige gegevens gedurende de wettelijke termijn |
| Rekrutering | Cv, contactgegevens, notities van sollicitatiegesprekken | Stappen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst | 1 jaar na het einde van de procedure |
| Werking en beveiliging van de website | Essentiële cookies en technische logs | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website | Sessie, of de bewaartermijn van de bijbehorende logs |
Wanneer we je gegevens voor prospectie niet rechtstreeks van jou ontvangen – bijvoorbeeld via een doorverwijzing door een bestaande klant of via gegevens die op de website van je werkgever zijn gepubliceerd – dan verkrijgen we ze uit die bron.
De Triptomatic- en Booqit-platformen en de mobiele app
De Triptomatic- en Booqit-platformen worden gebruikt door ziekenhuizen, zorginstellingen, transportbedrijven en andere organisaties om (medische) transporten te boeken, te plannen, uit te voeren, te factureren en erover te rapporteren. Gegevens die in de platformen worden ingevoerd over patiënten, passagiers, aanvragers, chauffeurs en medewerkers, verwerkt Triptomatic BV als verwerker, in opdracht van de klantorganisatie, die de verwerkingsverantwoordelijke is, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Wil je je rechten uitoefenen op gegevens in de platformen, neem dan contact op met de organisatie die je transport heeft geregeld of je toegang heeft gegeven. Wij ondersteunen die organisatie daarbij.
Mobiele app
Onze mobiele app wordt gebruikt door chauffeurs, begeleiders en dispatchers om transportdiensten uit te voeren in opdracht van hun werkgever (de klantorganisatie). De onderstaande categorieën geven een overzicht van de gegevens die de app gebruikt of verzamelt, en waarom.
Account en identiteit
E-mailadres, profielgegevens (naam, rol, organisatie, taal) en authenticatietokens — om je veilig aan te melden en je te koppelen aan het account van je werkgever.
Locatie (precies, op de voor- en achtergrond)
Precieze GPS-coördinaten worden uitsluitend verzameld terwijl een werkdienst actief is, ook op de achtergrond — om de route van de dienst vast te leggen, ritten toe te wijzen en het bewijs van uitvoering te leveren. Het volgen stopt automatisch zodra de dienst eindigt.
Camera en foto's
Foto's genomen met de camera of gekozen uit de fotobibliotheek, gescande barcodes van documenten en handtekeningen op het scherm — enkel wanneer je zelf kiest om een document toe te voegen of een ritformulier te ondertekenen.
Toestel- en technische informatie
Merk en model van het toestel, besturingssysteem, app-versie en push-notificatietoken — om meldingen te bezorgen, je te informeren over app-updates en problemen op te lossen.
Diagnose- en crashgegevens
Crashrapporten, foutmeldingen en technische logs (via Firebase Crashlytics) — om bugs, crashes en stabiliteitsproblemen op te sporen en op te lossen.
Werkgerelateerde gegevens
Geselecteerd voertuig en bemanning, dienstinformatie, kilometerstand, ritformulieren, toegevoegde foto's en handtekeningen, en de rit- en passagiersgegevens die nodig zijn om de aan jou toegewezen transporten uit te voeren.
Gegevens opgeslagen op je toestel
Authenticatietokens, het push-token, app-voorkeuren, gecachete ritgegevens en concept-ritformulieren worden in versleutelde lokale opslag bewaard. Ze worden verwijderd wanneer je je afmeldt of de app verwijdert.
Delen van gegevens uit de mobiele app
Gegevens uit de app worden enkel gedeeld met partijen die strikt noodzakelijk zijn om de dienst te leveren: je werkgever (de klantorganisatie), Google / Firebase (push-notificaties en crashdiagnose) en het besturingssysteem van je toestel voor biometrische aanmelding of passkeys. Navigatie-apps en de telefoon-app ontvangen alleen gegevens wanneer je daar zelf op tikt. We verkopen je persoonlijke gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.
Gegevens die de app niet verzamelt
De app gebruikt geen toegang tot je microfoon, contacten, agenda, sms of gezondheids- en fitnessgegevens. De app volgt geen bewegings- of activiteitssensoren, leest de advertentie-identifier niet uit en gebruikt geen externe analyse- of trackingtools.
Bewaartermijn van platformgegevens
De bewaartermijn van platformgegevens volgt de verwerkersovereenkomst met de klantorganisatie: 5 jaar na het laatste gebruik van een record, plus maximaal 12 maanden in back-ups.
Dienstverleners en doorgiften
Wij verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen met de onderstaande dienstverleners, die ons helpen bij het beheren van onze website, en met wettelijke autoriteiten wanneer dit wettelijk vereist is. Alle dienstverleners werken op basis van een verwerkersovereenkomst. We geven je persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een passend beschermingsniveau is gewaarborgd, in het bijzonder via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, waar van toepassing, een certificering van de dienstverlener onder het EU-VS Data Privacy Framework.
- Google Cloud: Biedt hosting voor onze website (Cloud Run, regio europe-west1, België)
- Google reCAPTCHA Enterprise: Beschermt ons contactformulier tegen spam en misbruik
- Resend: Verwerkt e-mailcommunicatie van ons contactformulier
Hoe we je gegevens beschermen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag, toegangscontroles beperkt tot medewerkers die de gegevens voor hun functie nodig hebben, en regelmatige monitoring en tests van onze systemen. Onze kerninfrastructuur draait op Google Cloud Platform en Microsoft Azure, gehost in de Europese Economische Ruimte; onze subverwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten en beschikken over een ISO/IEC 27001- of SOC 2-certificering, of een gelijkwaardige standaard.
Je rechten en klachten
Onder de GDPR heb je, voor gegevens waarvoor Triptomatic BV de verwerkingsverantwoordelijke is, het recht om:
- Toegang te krijgen tot je persoonlijke gegevens
- Onjuiste gegevens te corrigeren
- Verwijdering van je gegevens te verzoeken
- Beperking van de verwerking te vragen
- Bezwaar te maken tegen gegevensverwerking
- Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen
Wanneer we je benaderen voor prospectie, kun je hiertegen op elk moment kosteloos en zonder opgave van reden bezwaar maken via dpo@triptomatic.com; we nemen dan geen contact meer met je op voor dit doel.
Stuur je verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming via dpo@triptomatic.com.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Voor gegevens in de Triptomatic- en Booqit-platformen of de mobiele app neem je contact op met de organisatie die je transport heeft geregeld of je toegang heeft gegeven.
Wijzigingen aan dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De nieuwe versie publiceren we op deze pagina en we passen de datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan aan.
Als je vragen hebt over dit privacybeleid, neem dan contact met ons op via dpo@triptomatic.com.